O Hospital Bom Pastor Ijuí implementou o sistema de digitalização total de prontuários dos pacientes. O gestor comercial, Sidnei Dias, esclarece que a solução buscada pelo Hospital para digitalização de prontuários médicos tem as finalidades de preservação do acervo de documentos, melhorar os processos de localização de informações, segurança de dados sigilosos, possibilidade de descarte de prontuários físicos e gestão de processos internos. “Estas são algumas vantagens da transformação digital de prontuários em parceria com a empresa Comabe de Bento Gonçalves que tem mais de 50 anos de experiência em tecnologias para gestão documental”, afirma.

A digitalização é feita em impressora própria, interligada ao sistema da empresa Comabe, que exporta os dados para o computador. Conforme explica a faturista, Clarisse Jantsch a implantação do sistema foi rápida “Em um dia já estava instalado e funcionando. Após o treinamento com aula prática e assistência remota realizada pelo técnico da empresa, iniciamos as digitalizações e revisões dos prontuários digitalizados. Em 90 dias temos 1.014 registros digitalizados”.

O processo é dividido em quatro etapas: a) Digitalização dos Prontuários; b) Revisão; c) Auditoria pela comissão de descarte, d) Backup de Segurança, com horário pré estabelecido, uma vez ao dia.

“Acreditamos que essa é uma ótima maneira de manter o serviço de arquivo médico e estatística organizado em um espaço de tempo menor desde a alta do paciente, facilitando a preservação, rastreabilidade dos prontuários, agilizando o fornecimento de cópias via e-mail ou impressas com segurança, preservando a qualidade da cópia e sua autenticidade através da assinatura eletrônica hospitalar. A digitalização de prontuários, visa também reduzir o espaço físico, que se faz necessários para manter esses prontuários pelo período de 20 anos”, afirma Clarisse.

O técnico de informática, Matheus Kollas, avalia positivamente a implementação. “O sistema é muito bom e inovador, sendo possível fazer diversos backups para segurança do armazenamento dos dados”.

Também foi criada a Comissão de revisão de prontuários, autenticidade e descarte para analisar o processo. A mesma é formada pelo membro jurídico do Conselho Consultivo do Hospital, Joaquim Gatto, coordenadora da enfermagem, Luciane Mucelini, membro do corpo clínico e diretor técnico, Cassiano Dei Ricardi da Rosa e coordenadora de digitalização, Clarisse Jantsch.